Dienstplan Vorlage 2027: Monatsplan und Wochenplan für Excel und PDF

Sie brauchen schnell einen Dienstplan, ohne Software-Installation und ohne Registrierung? Hier bekommen Sie unsere Dienstplan-Vorlage für 2027 kostenlos in drei Formen: als Monatsplan für jeden Monat zum Ausdrucken (PDF), als Excel-Datei mit einem Blatt pro Monat, die Ihre Stunden selbst ausrechnet, und als Wochenplan. Entwickelt haben wir sie für Betriebe mit Schicht- und Außendienstpersonal: Gebäudereinigung, Garten- und Landschaftsbau, Bau und Handwerk.

Kein Formular, keine E-Mail-Adresse, keine versteckten Kosten. Die Excel-Dateien funktionieren in Microsoft Excel, LibreOffice Calc und Google Sheets. Lieber ganz ohne Datei? Dann können Sie Ihren Dienstplan online erstellen, kostenlos und direkt im Browser, ebenfalls ohne Anmeldung. Am Ende laden Sie den Plan als Excel-Datei oder PDF herunter.

Was die Vorlage enthält

Die Excel-Vorlage für jedes Jahr besteht aus vier Arbeitsblättern, die zusammenspielen:

Blatt 1: Wochenplan

Der eigentliche Dienstplan, eine Zeile pro Mitarbeiter, eine Spalte pro Wochentag:

• 15 vorbereitete Mitarbeiterzeilen mit Name, Personalnummer und Qualifikation (drei Beispielzeilen zeigen, wie es aussieht)
• Schicht-Dropdowns in jeder Tageszelle: F (Früh), S (Spät), N (Nacht), T (Tag), U (Urlaub), K (Krank), FR (Frei)
• Automatische Stundenberechnung: Die Ist-Stunden jeder Zeile werden aus den zugewiesenen Schichten berechnet und mit den Soll-Stunden verglichen
• Automatische Datumszeile: Montagsdatum in eine Zelle eintragen, alle Tage füllen sich selbst
• Wochenend-Markierung, damit Samstag und Sonntag auf einen Blick erkennbar sind

Das Kürzel U trägt einen Urlaub in die Woche ein. Den Urlaub fürs ganze Jahr planen Sie besser in einem eigenen Jahresplan: Unser kostenloser Urlaubsplaner 2027 zählt die Urlaubstage ohne Wochenenden und Feiertage Ihres Bundeslands und zeigt den Resturlaub je Person. Es gibt ihn auch als leere Excel-Vorlage.

Blatt 2: Monatsplan

Derselbe Dienstplan für einen ganzen Monat: 31 Tagesspalten, dieselben Schicht-Dropdowns und dieselbe Stundenberechnung. Wie Sie ihn einrichten, steht weiter unten unter Dienstplan als Monatsplan.

Blatt 3: Schichten

Hier definieren Sie Ihre Schichtzeiten: Beginn, Ende, Pause und Netto-Stunden pro Kürzel. Passen Sie die Werte einmal an Ihren Betrieb an. Wochen- und Monatsplan rechnen ab dann automatisch mit Ihren Zeiten.

Blatt 4: Anleitung mit Rechts-Checkliste

Eine Kurzanleitung plus die wichtigsten gesetzlichen Prüfpunkte nach Arbeitszeitgesetz: Höchstarbeitszeit, 11-Stunden-Ruhezeit, Pausenregelung, Sonn- und Feiertagsarbeit und die verschärfte Dokumentationspflicht in MiLoG-Branchen wie der Gebäudereinigung.

Dienstplan 2027: Monatspläne als PDF und Excel

Wer lieber auf Papier plant oder den Plan am Schwarzen Brett aushängt, nimmt die Monatspläne als PDF. Es gibt einen für jeden Monat von November 2026 bis Dezember 2027, jeweils eine Seite A4 quer:

• 15 Zeilen für Ihre Mitarbeiter, eine Spalte pro Tag mit Datum und Wochentag, darüber die Kalenderwoche
• Wochenenden grau, damit Samstag und Sonntag sofort auffallen
• Bundesweite Feiertage markiert: Der Tag hat einen dunklen Kopf und eine graue Spalte, sein Name steht unter dem Plan. 2027 sind das Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit und die beiden Weihnachtstage
• Feiertage einzelner Bundesländer wie Heilige Drei Könige, Fronleichnam oder Reformationstag stehen mit ihren Ländern unter dem Plan, ebenso Feiertage einzelner Gemeinden wie Mariä Himmelfahrt in Teilen Bayerns. Grau sind sie nicht, weil sie nicht überall gelten
• Schichtkürzel und Unterschrift: F, S, N und T mit Platz für Ihre Zeiten, dazu U, K und FR, unten „Erstellt von / am“ und „Aushang ab“

Welcher Feiertag in welchem Bundesland gilt, zeigt unsere Übersicht der Feiertage 2027.

Die Monate 2027 gibt es auch als Excel-Datei für 2027: ein Blatt pro Monat mit festen Daten, grauen Wochenenden und Feiertagen und einer Auswahlliste mit den Schichtkürzeln in jedem Tag. Ihre Mitarbeiter tragen Sie einmal im Blatt „Team“ ein, mit Personalnummer, Qualifikation und Soll-Stunden pro Monat. Die Namen erscheinen dann auf allen zwölf Monatsblättern, und Excel rechnet Ist-Stunden und Differenz aus. Im Blatt „Team“ sehen Sie die Ist-Stunden jedes Monats und des ganzen Jahres auf einen Blick.

Für eine einzelne Woche gibt es den Wochenplan als PDF: Montag bis Sonntag, 15 Zeilen, Kalenderwoche und Daten tragen Sie selbst ein.

So nutzen Sie die Vorlage: Schritt für Schritt

1. Herunterladen und öffnen: Vorlage herunterladen und in Excel, LibreOffice oder Google Sheets öffnen
2. Montagsdatum eintragen: Im Blatt „Wochenplan“ das Datum des Montags in Zelle B2 eintragen. Die Tagesdaten aktualisieren sich automatisch
3. Mitarbeiter erfassen: Name, Personalnummer, Qualifikation und vertragliche Soll-Stunden eintragen
4. Schichten zuweisen: Pro Tag ein Kürzel aus der Dropdown-Liste wählen. Ist-Stunden und Differenz berechnen sich selbst
5. Rechtlich prüfen: Vor der Veröffentlichung Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausen kontrollieren (Checkliste im Blatt „Anleitung“)

Eine ausführliche Anleitung mit zehn Profi-Tipps, von der Bedarfsermittlung bis zur fairen Schichtverteilung, finden Sie in unserem Leitfaden zur Dienst- und Personalplanung.

Dienstplan als Monatsplan

Wer mehrere Wochen am Stück plant oder Stunden monatlich abrechnet, nimmt das Blatt „Monatsplan“. So richten Sie es ein:

1. Monat wählen: Tragen Sie in Zelle B2 ein Datum des Monats ein, am einfachsten den 1., zum Beispiel 01.11.2026
2. Wochentage prüfen: Unter den Tageszahlen 1 bis 31 erscheint der Wochentag. Samstag und Sonntag werden farbig, Tage, die es im Monat nicht gibt (etwa der 31. November), werden grau
3. Soll-Stunden pro Monat eintragen: In die Spalte Soll-Std gehören die vertraglichen Stunden im Monat, nicht pro Woche. Bei 38,5 Wochenstunden sind das im Schnitt rund 167 Stunden
4. Schichten zuweisen: Wie im Wochenplan wählen Sie pro Tag ein Kürzel aus der Dropdown-Liste. Ist-Stunden und Differenz rechnen über den ganzen Monat, graue Tage zählen nicht mit

Der Monatsplan passt, wenn Ihr Team in festen Rhythmen arbeitet, etwa im Wechsel von Früh- und Spätwochen, oder wenn Sie den Plan einmal im Monat aushängen. Für die Feinplanung einer einzelnen Woche bleibt der Wochenplan übersichtlicher: breitere Spalten und das Datum über jedem Tag. Planen Sie das ganze Jahr 2027, ist die Excel-Datei für 2027 bequemer: Dort hat jeder Monat schon sein eigenes Blatt mit Datum und Feiertagen.

Dienstplan zum Ausdrucken

Am schnellsten geht es mit den Monatsplänen als PDF: ausdrucken, Namen eintragen, pro Tag ein Kürzel einschreiben. Sie sind in Graustufen gestaltet und bleiben auch schwarz-weiß gedruckt lesbar.

Die Excel-Pläne sind ebenfalls für den Druck eingerichtet: A4 quer und auf eine Seite Breite verkleinert. In Excel wählen Sie Datei > Drucken und drucken direkt oder speichern den Plan als PDF, um ihn per E-Mail oder Messenger zu verschicken. Den Monatsplan der Excel-Vorlage für jedes Jahr drucken Sie für den Aushang am besten in Farbe, damit die Wochenenden erkennbar bleiben.

Ohne Excel geht es auch: Wenn Sie den Dienstplan online erstellen, drucken Sie die Woche mit „Drucken / PDF“ direkt aus dem Browser.

Als Schichtplan-Vorlage nutzen

Arbeitet Ihr Team in Früh-, Spät- und Nachtschicht, ist die Vorlage zugleich ein Schichtplan: Die Kürzel F, S und N stehen für die drei Schichten, ihre Zeiten legen Sie im Blatt „Schichten“ fest. Für ein rollierendes Schichtsystem mit festen Gruppen, das sich über das ganze Jahr wiederholt, nehmen Sie besser unseren kostenlosen Schichtplaner: Er verteilt Früh, Spät und Nacht für 2 bis 6 Gruppen über bis zu 52 Wochen.

Wie muss ein Dienstplan aussehen?

Ein guter Dienstplan zeigt auf einen Blick, wer wann arbeitet, ohne dass jemand nachfragen muss. Die Vorlage ist deshalb so aufgebaut:

Hinter jedem Kürzel stehen im Blatt „Schichten“ Beginn, Ende, Pause und Netto-Stunden. So bleibt der Plan schmal und trotzdem eindeutig. Welche Spalten darüber hinaus sinnvoll sind, etwa Einsatzort, Status und Notizen, zeigt die Tabelle in unserem Ratgeber: Was muss ein Dienstplan enthalten?

Diese Regeln muss jeder Dienstplan einhalten

Egal ob Excel oder Software, das Arbeitszeitgesetz gilt immer:

Wichtig zu wissen: Seit dem BAG-Urteil ist die Arbeitszeiterfassung für alle Betriebe verpflichtend. Was das konkret bedeutet, lesen Sie in unserem Überblick zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

Ehrlich gesagt: Wo die Excel-Vorlage an Grenzen stößt

Diese Vorlage ist ein solider Start, aber Excel hat systembedingte Schwächen, die wir nicht verschweigen wollen:

• Keine automatische Konfliktprüfung: Doppelbelegungen, Ruhezeitverletzungen und fehlende Qualifikationen müssen Sie manuell finden. Wenn Sie den Dienstplan online erstellen, prüft unser kostenloses Tool Ruhezeit, Pausen und Höchstarbeitszeit automatisch
• Keine mobile Verteilung: Ihre Mitarbeiter sehen Änderungen erst, wenn Sie die Datei erneut verschicken, im Außendienst oft zu spät
• Versionschaos: Sobald mehrere Personen planen, kursieren unterschiedliche Stände per E-Mail und WhatsApp
• Keine integrierte Zeiterfassung: Der Soll-Ist-Vergleich mit tatsächlich gestempelten Zeiten bleibt Handarbeit

Bis etwa 10–15 Mitarbeiter an einem Standort funktioniert die Vorlage gut. Darüber hinaus wird Excel erfahrungsgemäß zur Zeitfalle. Dann nimmt Ihnen eine Dienstplan Software einen Teil der Routinearbeit ab: Crew Active zum Beispiel warnt beim Einplanen vor Doppelbelegung, überschrittenen Wochenstunden und gemeldeter Nichtverfügbarkeit, zeigt Ihrem Team die Schichten in der App und erfasst die Arbeitszeit. Die Ruhezeit prüfen Sie dort weiterhin selbst.

Häufige Fragen

Excel-Grenze erreicht? Testen Sie Crew Active 1 Monat kostenlos: Dienstplan per Drag-and-Drop, Warnungen bei Doppelbelegung und überschrittenen Wochenstunden, mobile App für Ihr Team. Mitarbeiter und Einsätze legen Sie direkt in Crew Active an.